简单、安全高效的数字文档管理解决方案让您的财务部门摆脱压力
简单、安全高效的数字文档管理解决方案让您的财务部门摆脱压力
如果您一直在手动处理发票,那么您就会非常清楚处理大量纸张和数字文件既紧张又耗时。
除了损失效率外,手动发票处理还增加了出错、文件放错地方和逾期付款罚款的风险。如果这种情况听起来很熟悉,那么电子发票提供了一种简单、高效和安全的替代方案。
将数字文档管理解决方案与会计平台一起使用可以轻松处理电子发票,从而为您的会计流程带来许多好处:
- 使用数字工作流程提高检查和审批流程的效率;
- 标准化处理,以易于搜索的文件结构从任何设备或任何格式(扫描文件、电子邮件、移动捕获等)捕获、分类和存档发票。
- 通过会计凭证的安全存档保持合规性;
- 通过在文档管理系统和会计系统之间共享数据,减少或消除手动数据输入;
- 通过透明的批准历史记录、自动文档归档和加密来保持合规性和完整的审计跟踪。
- 与 SAP Business One、SAGE、Microsoft Dynamics、QuickBooks 和其他系统集成,可以直接从 ERP 存档和查找文档。
- 根据金额、供应商名称或成本中心(包括多级)发送发票批准请求。可配置的工作流程支持批准策略,同时将信息自动化传递给决策者。
- 使用注释功能直接在发票图像上记录注释。
- 无需搜索采购订单、运输文件和处理发票所需的信息。
- 及时处理发票,利用提前支付折扣,更深入地控制您的现金流管理并建立更好的供应商关系。
电子发票处理的工作原理
文档管理解决方案将成堆的纸质发票替换为数字桌面,其中包括归档、检索和处理发票和其他会计文档所需的一切。此界面可以使您比手动流程更快地组织和提交发票。
用于发票处理的 DocuWare 平台提供了一条通往无忧发票管理和长期业务价值的快速途径。
首先,所有发票和文档都被捕获、索引和存档在一个中央存储库中,以便于检索。纸质发票直接扫描到文档管理系统中,只需单击鼠标即可轻松地从收件箱导入电子邮件发票。
捕获新发票并编制索引后,发票将显示在您的文档管理桌面中,并启动简化分发、审查和审批的数字工作流程。
将发票分配到相应的成本中心后,系统会向成本中心经理发送电子邮件通知和包含用于访问发票以供审核和批准的链接。打开链接后,审批者会看到所有准备审查的发票以及所有相关文档。由于文档管理系统使用的是基于 Web 的界面,因此审批者可以轻松地从任何移动设备查看发票,从而保持流程流畅。
审核后,发票作为过帐任务返回到会计部门。然后,会计师切换到会计系统,并能够从文档管理系统导入过账所需的几乎所有信息,从而减少或消除手动数据输入。发票还带有自动数字印章,其中包含在此过程中采取的所有步骤的精确记录。
最后,电子发票提高了会计流程的速度和效率,以便立即支付发票。您现在可以获取供应商和代理商提供的任何提前付款折扣,而不是被收取滞纳金。它还提高了透明度,并确保重要的会计文件不会丢失,这意味着您在税务准备或外部审计时已准备就绪。
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